الترحيل قرار مش نسخ
كل سجل بتنقله لازم حد ينضفه ويطابقه ويراجعه. عشر سنين معاملات بتكلف تقريبا عشر أضعاف سنة واحدة، والسنة العاشرة محدش بيفتحها.
- البيانات الأساسية بتتنقل: العملاء والموردين والأصناف وشجرة الحسابات والموظفين.
- والبنود المفتوحة كمان: فواتير غير محصّلة، أوامر شراء مفتوحة، رصيد مخزون، أقساط وقروض قايمة.
- أما التاريخ المقفول فغالبا لأ. النظام القديم موجود عشان كده بالظبط.
عاوز تعرف ده هيطلع إزاي في شركتك؟ ابعتلنا السؤال زي ما هو.
الأرصدة الافتتاحية أحسن من تاريخ المعاملات
أرخص ترحيل عملي هو ميزانية في تاريخ تحويل محدد، ومعاها البنود المفتوحة اللي وراها. والنظام القديم بيفضل مقروء لأي سؤال عن سنة مقفولة.
البيانات أوسخ مما أي حد متخيل
الترحيل مش بينضف البيانات، بينقلها لنظام أكتر تشددا، والنظام الجديد هو اللي بياخد اللوم.
- وحّد العملاء والموردين المكررين قبل أي مطابقة.
- اتفق على ترميز أصناف واحد ووحدة قياس واحدة لكل صنف. ده أكتر حاجة بتأخر الترحيل.
- طابق البنك والخزينة على كشف حقيقي قبل ما تاخد الرصيد الختامي.
اللي بيقع فعلا يوم التحويل
المعاملات اللي بتكون نص خلصانة يوم التحويل:
- أمر شراء اتعمل في النظام القديم واستلامه في الجديد.
- فاتورة اتدفع جزء منها قبل التحويل وجزء بعده.
- بضاعة في الطريق بين فرعين، مش متعدّة لا هنا ولا هناك.
- شيكات اتكتبت ومتصرفتش قبل التحويل.
اختار تاريخ تحويل مريح للدفاتر
بداية فترة مالية غالبا هي الصح. ونص الفترة بيكلف أكتر، لأن كل رصيد بيتبني بدل ما يتاخد من إقفال.
اطلب ده قبل ما تمضي
- أنواع السجلات الداخلة في النطاق، وكام واحد من كل نوع.
- مين بينضف البيانات، والسعر بيحصله إيه لو وصلت وسخة.
- كام تحميل تجريبي داخل السعر. واحد مش كفاية.
- مين بيعتمد إن الأرصدة الافتتاحية صح، ومقابل أنهي مستند.
- النظام القديم هيفضل متاح قد إيه، ومين بيدفع تكلفته.
إحنا داخلين فين
إحنا بنعمل التحويل كشغل محدد: عدد لكل نوع سجل، وتحميلات تجريبية لحد ما الأعداد تطابق، ورصيد افتتاحي معتمد بالإمضا قبل ما النظام القديم يتقفل على القراءة بس.
ولو هتحتفظ بالنظام القديم، الشغل بيبقى ربط مش ترحيل — الاتنين بيشتغلوا جنب بعض وكل حقل ليه نظام واحد بيملكه. وإحنا بنعمل الاتنين على Zoho وERPNext.